Asignación de tiempos y territorios

Territorio de ventas

Se considera un territorio de ventas al área geográfica que contienen cuentas de clientes reales o potenciales, que son asignados a un vendedor. 

Busca:

• Tener una cobertura del mercado.
• Mantener costos mínimos de venta.
• Reforzar relaciones con el cliente.
• Tener fuerzas de venta mas eficientes.
• Mejorar la evaluación de la fuerza de ventas.
• Coordinar las ventas con otras funciones. 

1. Establecimiento de los territorios de ventas

Consiste en un proceso de 5 pasos, dirigido primordialmente a la importancia de los clientes y prospectos del mercado dentro de las áreas geográficas. 

Se puede realizar por medio de:

• Estados.
• Condados y códigos postales.
• Ciudades y zonas metropolitanas.
• Zonas comerciales.

2. Análisis de cuentas

Son auditorias de cada unidad geográfica de control; es decir, identificar a los clientes y prospectos para determinar el potencial de las posibles ventas.

1. Se identifican por nombre (bases de datos de clientes por zona).
2. Se identifican cuentas potenciales.
3. Estimado de ventas por zona geográfica (ventas existentes de la empresa, nivel de competencia, ventajas competitivas, relación con la clientela actual).

3. Análisis de carga de trabajo

Es un control estimado de tiempo y esfuerzo que se requieren para cubrir la unidad geográfica designada para el vendedor basado en:

• Número de cuentas
• Frecuencia y duración de visitas.
• Tiempos de traslado
• Tamaño de la zona. 

4. Combinación de unidades geográficas

Es la agrupación de zonas con el mismo potencial de ventas y división a agentes de ventas según sus habilidades, experiencia e iniciativa.

Se asigna a los mejores vendedores a los territorios con mayor potencial de ventas.

5. Asignación del personal

Se realiza mediante la valuación de la capacidad relativa que consiste en:

• Condición física.
• Conocimiento del producto.
• Capacidad de persuasión.
• Habilidad verbal.
• Iniciativa y eficacia.

Administración del tiempo

Consiste en la creación de rutas para desarrollar la fuerza de ventas dentro de los territorios establecidos.
Mantiene la productividad y disminuye los costos.

Programación del vendedor

El tiempo de un vendedor se considera como problema de asignación de recursos.

• Asignación de numero de cuentas a visitar por día.
• Oportuna división del trabajo de campo y administrativo.
• Distribución optima entre clientes potenciales, actuales y visitas de servicio.
• Asignación de tiempos por visita

Los sistemas informáticos son de suma importancia para poder coordinar las rutas y los tiempos. 

Asignación de tiempos

Elección y distribución de prioridades de acuerdo a las principales tareas y/o actividades, mediante el análisis de:

1. Espera y viaje.
2. Venta cara a cara.
3. Visitas de servicio.
4. Tareas administrativas.
5. Ventas por teléfono.

Establecimiento de metas

Se establecen mediante planes de acción diarios, semanales, mensuales, los cuales consisten en la fijación de objetivos planeados mediante hojas de planeación.

Se especifica el tiempo de atención a cada cliente así como las visitas y la duración de las mismas.

Concentración de tiempo en cuentas importantes.

Fijación de rutas

Consiste en establecer patrones guiados para que sean utilizados para realizar las visitas. 

Tener direcciones eficientes que faciliten el traslado del vendedor de un punto a otro de manera rápida y óptima. Ayuda a tener:

1. Menor costo de viaje y tiempo.
2. Mejor cobertura de territorio.
3. Mejor comunicación.

Planes de rutas

Recopilación de información.

• Numero de visitas por vendedor.
• Método de transporte
• Localización de los clientes.

Planes de rutas para ventas:

• Rutas de línea.

• Patrones circulares.

• Hojas de trébol.

• Patrones de araña.

• Patrones de ruta de saltos y visitas.

Modelos matemáticos.